Информационные технологии стали катализатором в развитии глобализации, все процессы становятся быстрее, стираются границы и привычные рамки. От скорости реакции на изменения зависит развитие компании, и IТ решения призваны способствовать этому.
Есть задача
Представим ситуацию: рекламное агентство расширяет свою деятельность в регионах. Задачи HR– найти персонал для проектной работы команды на определенный срок, определить зоны ответственности и контроль выполнения. Задача руководства – обеспечить материально-техническую базу для нормальной деятельности нового представительства.
Барьеры
Организовывать работу физического офиса, при непостоянстве заказов на новом рынке, не логично, поскольку решать такие капиталоемкие задачи может себе позволить не каждый бизнес. Если задействовать удаленных сотрудников, как правильно организовать работу и обеспечить контроль?
Действительно, вариант удаленных сотрудников выглядит довольно привлекательно с экономической точки зрения. Отсутствие физического офиса экономит компании минимум 3000-5000 грн. ежемесячно только на аренде помещения. Плюс обслуживание (IТ, секретарь, охрана, уборка) мин. 15000 грн., и это не учитывая налоги. Дополнительно: одноразовая инвестиция в орг. технику и коммуникации еще + 30000 грн. В итоге затраты на первый месяц 50000 грн. и далее по 20000 ежемесячно. И это без оплаты работы полевых специалистов, которые должны выполнять основные функции представительства.
Пути решения
Физическому офису есть более экономичная альтернатива – облачный (или удаленный) офис. Какие возможности открывает облачный офис для компании и HR?
Первое, это конечно же возможность экономить. Никаких арендованных квадратных метров, обслуживающего персонала и неподъемных стартовых инвестиций. Работа в привычной обстановке с домашнего ПК или на локации активности из персонального мобильного устройства, например, планшета. Что такое удаленный офис? Это привычная для пользователя программная среда, создана на производительных мощностях удаленного дата-центра. То есть, фактически ваш офис находится там, где вы к нему подключаетесь. Это очень мобильное решение, и в случае с рекламным агентством, где сотрудники часто задействованы в различных промо активностях: конференциях, выставках и т.д., отдаленных от места работы – выгодно вдвойне. На этом преимущества не заканчиваются, время на создание виртуального офиса, в зависимости от количества сотрудников – от нескольких часов до пары дней. То есть, если вам необходимо включится в работу максимально быстро, единственный выход – виртуализация офиса.
Такая скорость не может оставить никого равнодушным. Не даром облачные технологии, виртуализация рабочих мест в частности, за последние несколько лет стали стандартом Европейского и Американского рынка. Прибавляя ежегодно 30-50% роста.
Быть первым на рынке очень заманчивая перспектива: "лучше быть первым, чем быть лучше" – это закон лидерства, так звучит первый закон маркетинга Д. Траута и Э. Райса в книге «22 непреложных закона маркетинга».
Какие возможности дает публичное облако, если выбран правильный поставщик сервиса?
Для менеджмента:
- Скорость (быстрый выход на новые рынки)
- Экономическая эффективность (минимум стартовых вложений, нет затрат на сервисный персонал и т.д.)
- Мобильность (рабочее место там, где вы к нему подключаетесь)
- Безопасность и отказоустойчивость (все данные сохраняются в надежном дата-центре, особенно если он находится в Европе)
- Интегрированность и стандартизация (единое информационное пространство, доступ к программам совместного пользования и базам знаний).
Для HRM:
Виртуальный офис «развязывает руки» для HRв плане поиска подходящих специалистов. Не нужно привязываться к конкретному региону. Например, если в штат нужен аналитик, он не обязательно должен находиться в городе где будет проходить активность, более того – он может находиться на любом континенте.
Как правило, специалисты на региональном рынке обходятся компании дешевле нежели их столичные коллеги, а это, снова, экономия.
Контроль выполнения и анализ рабочей активности можно полностью доверить программному обеспечению: системам управления задачами и программам учета рабочего времени. Некоторые решения даже позволяют отслеживать перемещения сотрудников с помощью GPSи показывать отклонения от заданного маршрута.
И еще один плюс, можно легко и быстро ограничить или закрыть доступ недобросовестному сотруднику.
Информация давно является ключевым активом предприятия. Задача менеджмента иHR– правильно и эффективно организовать совместную работу всех сотрудников в информационном пространстве. Гибкость использования новых технологий для принятия управленческих решений, на основе оперативных данных, открывают новые возможности для расширения рынков. Игнорировать современные технологии, значит — упустить возможности; работать «по старинке» — значит ограничивать ресурсы и тратить больше.
Фото: www.kontinent.org